Rekisteriseloste on laadittu henkilötietolain perusteella.

ASIAKASREKISTERI

1.  Rekisterinpitäjä
Kolmosvälitys Oy (aputoiminimi Hotelli Bastian) (jäljempänä ”Hotelli Bastian”), Pertuskatie 13,  02630 Espoo

2. Rekisterin hoitaja
Ari Kaarakainen, hallituksen jäsen

3. Rekisterin nimi
Hotelli Bastianin asiakasrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterinpitäjä käsittelee asiakkaiden henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • varausten hoitaminen
  • maksaminen, maksujen valvonta ja perintä
  • rekisterinpitäjän tavaroiden ja palvelujen markkinointi
  • rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvä asiakaspalvelun kehittäminen
  • kanta-asiakkaiden toiveiden huomioon ottaminen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tarjonnan kohdistaminen

Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1, 2, 5 ja 6 kohtaan.

5. Rekisterin tietosisältö

Asiakkaista kerätään ja talletetaan seuraavat tiedot:

  • asiakkaan nimi, henkilötunnus tai syntymäaika,
  • kansallisuus,
  • mukana matkustavan aikuisten nimet, alaikäisten lasten nimet, suomalaiset henkilötunnukset (tai sen puuttuessa syntymäajat),
  • osoite
  • yhteystiedot (puhelin numero sekä sähköpostiosoite ja muu sähköinen osoitetieto) yhteydenottoa varten, 
  • kielikoodi,
  • sukupuoli 
  • laskutusyhteystiedot
  • varaustiedot (esim. tiedot aiemmin tehdyistä varauksista ja tulevista varauksista)
  • palvelujen käyttöön liittyvät tiedot: esim. palvelujen käyttö-, osto- ja peruutustiedot
  • asiakkaan toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot: esim. huoneen tasotiedot ja tiedot hänen haluamistaan palveluista
  • asiakkaan maksutapa- ja maksukäyttäytymistiedot sekä laskutustiedot
  • asiakkaan suostumus sähköposti-, tekstiviesti- ja muilla automaattisilla järjestelmillä suoritettavaan suoramarkkinointiin
  • lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot
  • muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tietolähteet ovat:

  • hotellin varaus ja laskutusjärjestelmät,
  • asiakkaan kanssa käydyt sähköposti- ja puhelinkeskustelut,
  • Hotelli Bastianin www -palveluihin asiakkaan toimesta syötetyt tiedot,

Hotelli Bastian saattaa kerätä IP-osoite- ja evästetietoja asiakkaistaan, kun he vierailevat verkkopalvelussa. Tietoja hyödynnetään kohdennettuun markkinointiin ja palveluiden tarjoamiseen.

Henkilötietoja kerätään henkilötietolakia noudattaen asiakkaan tehdessä huonevarauksia puhelimella, sähköpostilla tai www-sivujen kautta.

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 1 kohta) ja hänen haluamiinsa palveluiden varauksiin ja ostoihin liittyvistä tapahtumista (henkilötietolain 8 §:n 1 momentin 2 ja 5 kohdat). Henkilötietoja voidaan kerätä, tallettaa ja päivittää myös Väestörekisterikeskuksen ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekistereistä.

Hotelli Bastian säilyttää asiakkaita koskevia tietoja asiakkaan ja hotellin välisen asiakassuhteen voimassaolon ajan. Asiakassuhde katsotaan päättyneeksi, kun asiakkaan edellisestä majoitus- kokous tai ravintolapalvelun ostosta on kulunut kolme vuotta, jonka jälkeen asiakkaan tiedot hävitetään Hotelli Bastianin järjestelmistä.

7. Tietojen säännönmukainen luovutus

Henkilöitietolain 24 §:n mukainen informaatio asiakkaille.

Rekisteriseloste on nähtävänä Hotelli Bastianin internet-sivuilla. Asiakkaalla on oikeus tarkastaa häntä koskevat asiakasrekisterissä olevat tiedot. Kun asiakas haluaa käyttää tarkastusoikeuttaan, hänen tulee lähettää omakätisesti allekirjoitettu tarkastuspyyntö Hotelli Bastianiin yllä mainittuun osoitteeseen. 

Tarkastuspyynnössä asiakkaan tulee ilmoittaa nimensä, osoitteensa ja puhelinnumeronsa. Hotelli Bastian toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun asiakkaan kirjallinen tarkastuspyyntö on saapunut hotellin osoitteeseen.

Jos asiakkaan tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää virheen korjaamista koskevan pyynnön.

Asiakkaalla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia varten, sekä peruuttaa annettu suostumus tietojen käsittelyyn niiltä osin kun käsittely perustuu suostumukseen.

Asiakkaalla on oikeus häntä koskevien tietojen siirrosta järjestelmästä toiseen.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalista aineistoa säilytetään kunnes tiedot on syötetty asianmukaisiin järjestelmiin. Manuaalinen aineisto tuhotaan sen käytyä tarpeettomaksi.

Reskontra- ja perintätietoja sekä muita mahdollisesti kirjanpitoaineistoksi luokiteltavia tietoja, joissa voi olla asiakastietoja, säilytetään kirjanpitolain edellyttämän määräajan. Esimerkiksi laskutositteita säilytetään kuusi vuotta sen tilikauden päättymisestä, jota nämä ovat koskeneet. Tositteet säilytetään lukitussa varastossa.

B. Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät tiedot

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Hotelli Bastianin palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään puoli vuotta

10. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille

Jokaisella on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (Tietosuojavirasto, Helsinki tai tietosuoja@com.fi), jos Hotelli Bastian ei rekisterinpitäjänä ole noudattanut toiminnassaan tietosuojasääntelyä.

 

KAMERAVALVONTAREKISTERI

1.  Rekisterinpitäjä

Kolmosvälitys Oy (aputoiminimi Hotelli Bastian) (jäljempänä ”Hotelli Bastian”), Pertuskatie 13,  02630 Espoo

2. Rekisterin hoitaja
Ari Kaarakainen, hallituksen jäsen

3. Rekisterin nimi
Hotelli Bastianin kameravalvontarekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Hotellin yleisissä tiloissa toteutettu kameravalvonta muodostaa henkilötietolain (523/99) mukaisen henkilötietorekisterin. Lisäksi kameravalvonnassa noudatetaan lakia yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004).

Rekisterin (kuvatallenteiden) avulla Hotelli Bastian voi huolehtia henkilöturvallisuudesta, huoneistossa tapahtuvan liiketoiminnan turvallisuudesta, henkilökuntaan ja omaisuuteen kohdistuvan rikollisuuden ehkäisemisessä ja aiheutettujen vahinkojen vastuukysymysten selvittämisessä sekä huoneiston kunnon ja järjestyksen ylläpidosta.

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 §:

Työnantajalla on oikeus käyttää rekisterin tietoja yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.

Kameravalvontaa on mahdollista seurata reaaliaikaisena niistä valvontapisteistä, joissa valvonta on tarpeen turvallisuuden tai kulun valvonnan kannalta.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisterin tietosisältönä on valvontakameroiden kuvamateriaali, johon on lisätty tarvittavaa teknistä tietoa kuten kameran sijainti ja kuvaushetken päiväys ja kellonaika.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoa rekisteriin tuottaa Hotelli Bastianin yleisiin tiloihin asennettu kameravalvontajärjestelmä. Rekisterillä ei ole yhteyttä muihin tietolähteisiin.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja käsitellään tai niitä luovutetaan vain kohdassa 4 kuvattujen rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa.

Jokaisella on henkilötietolain mukainen tarkastusoikeus henkilörekisterissä oleviin itseään koskeviin tallenteisiin, kuvaan ja ääneen. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö voidaan esittää joko omakätisesti allekirjoitetulla kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona käymällä. Pyynnön esittäjän tulee ilmoittaa tiedon etsimiseksi paikka ja mahdollisimman tarkka aika, jolloin kuvaaminen olisi tapahtunut. Pyynnön esittäjän suositellaan liittää tarkastusoikeuspyyntöön oma kuvansa. Tarkastusoikeus toteutetaan kahden viikon kuluessa pyynnön esittämisestä.

Tarkastuspyyntöä koskevan ajankohdan tallenteet säilytetään normaalista säilytysajasta poiketen pidempi aika, kunnes tarvetta aineistolle ei enää ole.

HENKILÖTIETOLAIN 24 §:N MUKAINEN INFORMAATIO ASIAKKAILLE

Nauhoittavasta kamaravalvonnasta on ilmoitus sisäänkäynnin yhteydessä.

Rekisteriseloste on nähtävänä Hotelli Bastianin internet-sivuilla.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin tietoja ei siirretä, eikä niitä käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Rekisteriin ei liity manuaalista aineistoa.

B Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät tiedot

Rekisteriin liittyvät tallentimet ja aineiston säilytys on lukitussa tilassa.

Rekisteriin on käyttöoikeus vain niillä Hotelli Bastianin palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään.

Tiedot sijaitsevat Hotelli Bastianin suljetussa verkossa, joka on suojattu teknisesti palomuurilla.

Tietoja käsitellään tai niitä luovutetaan vain kohdassa 4 kuvattujen rekisterin käyttötarkoitusta vastaavissa tilanteissa.

Mikäli säilytysaikana tulee ilmoitus tapahtuneesta vahingonteosta tai muusta rikoksesta, nauhoitusta säilytetään tältä osin rikoksen selvittämiseksi tarvittavan ajan.